IDENTIFICAR LAS ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES EN LAS EMPRESAS.
1 ERRORES, CONSIDERADOS MÁS IMPORTANTES A EVITAR, EN EL MOMENTO DE IMPLEMENTAR LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN UNA EMPRESA.
-La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización. Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso.
-No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa.
-Como en cualquier negocio, no se puede medir el éxito por los resultados y beneficios a corto plazo. Si la inversión se realiza esperando recuperarla en lapsos breves, lo más recomendable es que desista de la idea o que la decisión se postergue.
2. INDIQUE LAS VENTAJAS QUE FACILITAN LA INSTALACIÓN DE LAS TIT EN LAS PYME.
a. Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
b. Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.
c. Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
3.- PROPÓSITOS DE LA METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR LAS TIT EN UNA EMPRESA.
a. Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
b. Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.
4. INDIQUE QUÉ SE PRETENDE OBTENER Y ANALIZAR CON CADA UNA DE LAS FASES DE LA METODOLOGÍA. ADEMÁS, ESPECIFIQUE QUE SE OBTIENE DE LOS DATOS EN LAS ENCUESTAS QUE USTED HA REALIZADO EN LA EMPRESA. HÁGALO POR CADA ENCUESTA: #1, #2A, #2B, #3, #4A, #4B, #5A, #5B, #5C, #6A, #6B Y #6C.
La metodología contiene ejes básicos y las posibilidades que ofrece el uso de las TIT y en esa medida operan como modelo, lo cual construye a partir de la información que arrojan las mejores prácticas gerenciales, la caracterización de todas las facilidades que ofrecen las TIT, La información que se obtiene permite identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y la dirección que el modelo puede contener y sugerir.
FASE I: SUPERANDO BARRERAS: Dotar a la empresa de las TIT, es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, sin importar el tamaño de la misma, sobre los dueños recae la responsabilidad de diseñar la estrategia de implantación y evaluar las implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, la decisión debe estar acompañada de una potente certeza con respecto a los beneficios que la misma aporta y de las múltiples oportunidades que ofrece al desarrollo del negocio. Una de las razones que explica los fracasos y se transforma en barrera para la instalación de las TIT radica, precisamente, en las dificultades que tienen los empresarios para percibir los beneficios que su instalación conlleva, en consecuencia, resulta indispensable hacer una estimación de los impactos positivos que su implantación generará a la empresa. Si ello no está lo suficientemente claro y preciso, lo recomendable es recolectar la información necesaria para asegurar una respuesta adecuada. Esto por supuesto, demanda, de parte del empresario, un mayor conocimiento en torno a las TIT; pero no de conocimiento especializado en el área, pues ese puede obtenerse a través de terceros, sino aquel relativo a las consecuencias que la utilización de las TIT tendrá en la empresa.
Encuesta Nº1. Superando barreras. Las respuestas obtenidas permiten al dueño de la empresa identificar las áreas en las que debe concentrar la atención, si el número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las nuevas tecnologías. Además ayuda a conocer el grado de utilización por parte de la empresa para confeccionar el plan de negocio. En esta fase se va a recabar detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.
FASE II: LA DECISIÓN: La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos, ya que hay empresas que instalan Internet con el objeto de utilizar software y sistemas administrativos, hay otras para los cuales el objetivo es establecer una mejor relación con los proveedores, mientras que otras lo hacen con el fin de promover una agresiva estrategia de mercado y desarrollar el comercio electrónico. En cada caso, los objetivos son diferentes y por ello se hace necesario precisar el alcance y sentido que se persigue. Las tendencias y preferencias, al menos en la etapa final, están muy relacionadas con el sector de actividad socioeconómica en el que se desenvuelve la empresa.
La decisión está asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el clúster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa. También se convierte un aliciente para instalas las TIT la presión que ejercen los clientes solicitando información, los proveedores efectuando las ventas o requerimientos en línea y las grandes empresas solicitando productos y servicios. Si este fuese el caso de la empresa, es recomendable aprovechar las presiones y convertirlas en una oportunidad para fortalecer el negocio
Encuesta N°2a: La Decisión. Evalúa el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Si por el contrario predominan las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.
FASE III: CARACTERIZACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA: La decisión de instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa, del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
Encuesta N°2b: Caracterización de La Empresa. Con los resultados de esta encuesta podremos determinar el estadio o el nivel en el que se encuentre la empresa en función de la complejidad tecnológica de la misma. Si en las respuestas predomina el no se podría calificar como una empresa que se sitúa en los estadios básicos de desarrollo en lo que se refiere al uso de las TIT.
FASE IV: EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA LA INSTALACIÓN DE LAS TIT: La fase 4 pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al interior de la empresa (Dinamizadores Internos). Cubiertas las fases anteriores es necesario pasar ahora a evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la organización.
Desarrollo de Proveedores. La adecuada gestión de calidad y productividad de la empresa está asociada a la calidad y el precio de los productos y servicios que consume y que suministran las empresas proveedoras. Esto plantea la necesidad de contar con proveedores confiables con los cuales se mantengan relaciones de largo plazo. Para las pequeñas y medianas empresas no resulta sencillo desarrollar esta ecuación; y en este hecho descansa una de sus debilidades.
Encuesta N°3 Desarrollo de Proveedores. Permitirá al empresario determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores.
Clientes, Publicidad y Mercadeo. Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a cualquier empresa; sin él carece de sentido. Por este motivo, la satisfacción de sus necesidades en términos de calidad, precios, oportunidad de entrega, etc., adquiere una significación medular para el negocio. Los casos empresariales dan cuenta de la enorme capacidad de Internet para poder asegurar la satisfacción al cliente, tanto de los clientes actuales como pospotenciales. Además la capacidad de llegar a nuevos clientes, segmentos y mercados a un relativo bajo costo, aumentan exponencialmente con el uso de Internet.
Encuesta N°4A: Clientes Publicidad y Mercadeo. Permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de lasa TIT.
Capital humano (Talento Humano). El activo más importante del que dispone cualquier organización es el talento humano y su importancia se acrecienta en la sociedad del conocimiento. Sobre el talento humano recae la responsabilidad y la posibilidad de añadir valor, procesar y analizar la información y construir conocimiento. Por lo tanto, es importante tomar en cuenta su situación actual en las empresas pequeñas y medianas empresas que conforman ese extenso tejido empresarial de la PyME, así como los esfuerzos que es necesario realizar en el ámbito y las posibilidades que en tal sentido abre Internet.
Encuesta N°4b: Talento Humano. Permite evaluar al personal de la empresa con respecto a sus conocimientos en materia de tecnología y en relación a la situación actual que enfrentan en su día a día dentro de la organización en sus operaciones diarias.
Encuesta N°5ª: Administración y Gestión de Empresas. Con los resultados obtenidos en esta fase se podrá ubicar la situación actual en el área de gestión y administración de la empresa, ya que esta información es indispensable para el diseño de la estrategia y el proceso de planificación del negocio. “De la red se puede extraer valiosa información comercial para el análisis de competidores y el seguimiento de las tendencias”.
Información. Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más. Una porción significativa de la información que circula en la red es de libre acceso, lo cual significa que a relativamente bajo costo y con un click el empresario puede construir la información que requiere. La información es uno de los componentes indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio.
Encuesta N°5b: Información. Con los resultados obtenidos en esta encuesta se puede diseñar el plan estratégico para la planificación del negocio.
Seguridad. Muchos empresarios ven a Internet con recelo y desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las empresas. Tanto que el argumento de la inseguridad se erige como uno de los principales frenos a la instalación de las nuevas tecnologías en las empresas. Los riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas técnicos como desperfectos de Hardware, amenazas de programas y sobre todo con la administración de la misma. Por esta razón, se han desarrollado soluciones eficientes tanto en software como en hardware. Compete a quienes dirigen el negocio desplegar la estrategia y las medidas que garanticen la adecuada protección de la información.
Encuesta N°5C: Evalúa la forma en que la empresa aborda el tema de la seguridad informática.
Cooperación y Asociatividad. Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa. La conexión de todos los equipos permite compartir información y equipos.
Encuesta N°6: Cooperación y Asociatividad: Redes Empresariales brinda al empresario la oportunidad de tomar la decisión de querer abrirse a los mercados amplios que brinda la globalización
Dinamizadores Externos. Los dinamizadores externos son aquellos que pueden promover y apoyar la incorporación de Internet. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles abren; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando de los mismos.
Encuesta N°6b: Cooperación y Asociatividad: Redes Empresariales En esta fase el empresario puede comprender, evaluar, conocer y explorar todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles le ofrecen; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando de los mismos.
Encuesta N°6c: Gobierno Electrónico y Negocios. Con los resultados obtenidos de esta fase el empresario podrá indagar si el estado, en sus distintos niveles, está utilizando la red en lo relativo a las compras que este realiza, así como también del pago y cobro de impuestos a través de Internet.
Grandes empresas. El impulso en el empleo de Internet que proviene de las políticas adoptadas por los gobiernos, se complementa con el que impulsan las grandes empresas. La decisión de parte de las grandes empresas de recurrir a Internet para promover sus programas de compra, las subastas públicas y los mercados virtuales o Marketplace que han desarrollado halan poderosamente a los oferentes de productos y servicios para participar en tales negocios.
FASE V: IMPLANTACIÓN DE INTERNET Y NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA EMPRESA.
El propósito de esta fase es facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases:
Entendió las facilidades y oportunidades que abre Internet a la empresa y en particular a la pequeña y mediana.
A través de la metodología y los cuestionarios de apoyo, entendió el estadio de desarrollo en que se encuentra la empresa con respecto al uso de las TIT.
Evaluó las implicaciones y efectos que su instalación tendrán en la organización.
Identificó las áreas de interés y las prioridades de la empresa.
Esbozó, en consecuencia, la estrategia adecuada.
En consecuencia el ciclo de la gerencia se compone en las siguientes fases:
Elaboración del plan, ejecución de lo planificado, seguimiento y evaluación de resultados. En la base a las discrepancias entre los resultados obtenidos y los previstos se rediseña el proceso y se reinicia el ciclo gerencial.
Al momento de diseñar el plan es recomendable contemplar los siguientes aspectos:
1) Determinación de los objetivos que persigue la empresa_ Desarrollo de proveedores, relación con los clientes.
2) Establecimiento de las metas acordes con los objetivos planteados.
3) Estrategia de implantación:
4) Duración de la implantación
5) Formación del personal
6) Los temas de seguridad
7) Reorganización para atender las implicaciones organizativas
8) Los temas de redes internas
9) Los temas de redes externas.
10) Evaluación de impactos
5. INDIQUE Y EXPLIQUE CUÁLES SON LOS ESTADIOS POSIBLES EN EL CUAL PUEDE ESTAR UNA EMPRESA EN CUANTO A LA TECNOLOGÍA (VER FIGURA #1 Y TABLA #4 DEL TEMA).
La revisión de la situación actual respecto al estadio particular en el que se sitúa la empresa, aporta una información valiosa para diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa. Corresponde al empresario identificar el estadio o nivel de desarrollo en que se encuentra su empresa, con ese propósito se presenta la metodología de auto diagnóstico. Los resultados de la aplicación permitirán determinar la situación actual de la empresa con respecto a la aplicación de las TIT.
Con el objeto de realizar la evaluación se acompaña cada fase con un cuestionario, los mismos contienen una serie de preguntas que el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación para hacer uso de las TIT. La evaluación de la situación actual respecto al estadio particular en el que se sitúa la empresa, aporta una información valiosa para diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa.
Con los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas a la empresa, se podrá detectar la situación actual en la que se encuentra la misma y por ende ubicarla en el estadio al cual corresponde, y así poder iniciar un proceso estratégico para la de instalación de un sistema que le permita mejorar su plan de negocio y obtener excelentes beneficios.
6. CONCLUSIONES DEL TEMA.
Los sistemas de información están constituidos como una base imprescindible para el desarrollo de cualquier actividad empresarial; estos sistemas han evolucionado velozmente, aumentando la capacidad de gestión y almacenamiento. El uso de la tecnología en la gestión empresarial es un proceso conmovedor de una organización, que deja de ser reactiva para ser proactiva en la formulación de su futuro. Consiste en un enfoque objetivo y sistemático para la toma de decisiones en una organización. Enlaza los factores internos y externos de la misma, en general tiene como meta la viabilidad a largo plazo de la organización dentro de su ambiente haciendo uso de la tecnología.
Las tecnologías de información y telecomunicaciones, han jugado un papel preponderante en el desarrollo y gestión empresarial, puesto que constituye una herramienta competitiva fundamental, así como también permite mejorar y optimizar recursos administrativos. Debe considerarse la tecnología como una fuente generadora de valor y de ventajas sostenibles, las cuales son capaces de originar nuevos negocios y a su vez alterar la productividad general de toda la economía.
Para que un gerente pueda obtener los beneficios inherentes a las TIT, debe distinguir qué actividades de su proceso interno están sujetas a una posible orientación tecnológica, la cual producirá mejores beneficios y al mismo tiempo se obtendrá el progreso de sus funciones; así como también tendrá la posibilidad de realizar un diagnostico de cuáles son las debilidades que posee su empresa con respecto a tecnología y así ejecutar un plan estratégico que permita detectar posibles errores en el menor tiempo posible y que la organización pueda estar ubicada en un nivel optimo de tecnología.
